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    高新技術企業培育之科研檔案管理信息化

    發布時間:2021-01-21瀏覽次數:559次
    高新技術企業培育過程中,科研檔案管理信息化、規范化、可追溯性起到了重要的作用??蒲袡n案記載著企業科技創新的成長,并通過積極響應市場變化,對實時產生率、產生在線質量波動、工藝過程穩定性和產品質量追溯等信息進行有效監控,以滿足日益復雜多變的市場競爭需求。

    科研項目是科技人員開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動,是開展高水平科學研究和支撐高質量人才培養的重要依托,也是引領學科發展的重要力量。對于涉及創新型設備研制的科研項目,其設計、研制的設備是其研究的主要內容。如何將這些設備檔案資料收集齊全完整、并進行系統地整理,既符合國家和行業對科研項目設備檔案收集整理的要求,達到科研項目檔案驗收的條件,又為日后科技人員和維修人員能便捷地利用這些設備檔案進行技術改造、設備的維護等工作提供詳實的設備檔案資料,是檔案人員在進行科研項目設備檔案管理中著重解決的問題。 
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    設備檔案收集整理過程中常見問題分析 

    1.1 收集不全,部分核心設計文件缺失 

    收集是設備檔案管理的基礎,有的單位的設備檔案資料嚴重缺失。有的只收集了設備的采購或加工合同,而設備合同簽署的授權委托書、設備的隨機文件,設備到貨驗收文件及設備進行的招投標文件、中標通知書公示文件,進口設備的報關材料等未收集;標準設備采購缺少三方比價單位的資格文件等。非標設備是科研項目的重點和技術核心,其價值體現了科研人員的科技創新成果。有的單位收集了非標設備的加工合同、最終的竣工圖紙等,缺少科研人員的設計文件,加工過程反復修改的加工圖紙和設計變更單及最終形成的設備使用說明書、操作手冊及質量保證文件及驗收文件。有的科研項目的設備資料的核心設計文件及技術總結因技術人員擔心核心技術資料歸檔后會被其他技術部門或技術人員看到,影響成果申報和后續的技術研究,而不提供相應有價值的核心技術資料。從而使核心研究的內容不全,嚴重影響了設備檔案的完整性。特種設備因其具有涉及生命安全、危險性較大的承壓、載人和吊運設備或設施構成,如:電梯、起重機、鍋爐、壓力容器、壓力管道等。特種設備檔案資料有的缺少特種設計、制造、安裝資質文件,出廠質量檢驗合格證明文件等。而設備安裝調試階段文件中缺少安裝調試記錄等。 
    究其設備檔案資料收集不全的種種原因,是檔案人員沒有按照國家和行業的設備檔案收集范圍,制定該科研項目的設備檔案收集整理方案及歸檔范圍并缺少與技術人員對檔案安全的措施的溝通。檔案人員沒有做到對科研人員對設備檔案收集工作進行到位的監督、檢查與業務指導,使收集的設備檔案資料不齊全,不具備驗收要求和日后的提供利用。 

    1.2 整理不夠系統,專業性不強   

    有的科研項目設備檔案的整理沒有國家、行業的整理規則確定該科研項目設備檔案的整理方案,沒有按照科研項目的子項、系統、單臺套設備的整理原則對設備檔案進行系統整理。而是按照設備的采購或加工合同設備進行整理,不同子項、系統的單臺套設備也沒有進行鏈接,造成整理的設備檔案系統性不強,重復組卷,不能滿足科研項目的技術人員在維修、技術改造時快速查找單臺套設備資料。 

    1.3 檔案資料人員業務能力不強

    科研項目設備檔案的收集整理工作需要檔案人員熟悉國家、行業相關標準、規范、制度,了解科研項目可行性研究批復新增設備的臺套情況。而現實是,因參與設備檔案收集整理的技術人員及資料人員不具備相關的檔案知識,負責業務指導的檔案人員對設備檔案收集范圍及整理的業務不精,對科研項目中涉及的設備不了解,沒有按照可行性研究批復的新增設備清單制定設備檔案的收集范圍和整理方案。造成科研項目的設備檔案資料收集整理工作的質量大打折扣。 
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    解決的措施 

    2.1 建立設備檔案的收集整理方案

    作為科研項目設備檔案收集整理的主要責任的檔案部門,在科研項目立項后,要依據國家、行業的標準,按照科研項目的特點和科研項目可行性研究批復的新增設備清單,在與科研項目負責人充分溝通的情況下,制定該科研項目設備檔案的收集整理方案。方案中需要確定該科研項目設備檔案收集整理的主體責任;掌握科研項目可行性研究批復的新增設備臺套內容;確定設備所屬的子項、系統名稱;單臺套設備組卷原則和標準設備、非標設備、特種設備等的收集范圍及保管期限等。檔案人員和技術人員按照標準設備、非標設備和特種設備檔案資料的收集范圍及保管期限進行收集,檔案人員指導科研人員按照設備檔案的收集范圍進行有效收集,并按照科研項目的特點,按照子項、系統、單臺套的原則進行整理。涉及不同子項、系統的單臺套設備檔案資料建立鏈接,避免重復組卷和產生大量復印件。便于科研人員查閱利用。 

    2.2 聘請技術總工對設備檔案完整性和系統性審核  

    檔案人員和科研人員按照設備檔案收集整理方案,對設備檔案資料進行完整性收集和系統整理后,此設備檔案資料收集得是否齊全,非標設備核心技術文件是否收集齊全,是否歸入相應的子項、系統,是否與科研項目子項、系統的劃分一致等等問題,需要科研項目的技術總工對收集整理的設備檔案進行審核,發現缺失的文件及時進行收集,歸入的子項、系統有誤,鏈接不對等問題進行調整整改等。從而保證可行性研究批復的設備資料能夠全部收集,核心技術的設備檔案資料從設計、到加工過程、驗收各個階段形成的設備資料完整,內容真實有效,真實反映科研項目設備檔案的實際情況,真正體現科研項目的科技創新內容,學術價值。不是只收集了一些結論性資料。從而為今后設備檔案的利用打下堅實的基礎。 

    2.3 提高檔案資料人員的業務水平

    檔案人員是科研項目設備檔案收集整理的主導,檔案人員對設備檔案資料管理的能力決定了該科研項目檔案收集整理的質量。一個具有較高的檔案業務能力的檔案人員,依據所熟知的國家和行業設備檔案的相關要求,按照科研項目設備檔案收集整理方案能夠高水平指導科研人員及資料人員將設備檔案資料收集齊全并系統整理好。而一個不具備相應業務能力的檔案人員需要通過系統學習相關業務知識外,還需要能力強的人員帶領示范或通過業務培訓、查閱業務手冊、規范等不斷加強業務學習來提高業務素質。 
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